Antrag der CDU-Fraktion vom 16.02.2022; Prüfauftrag Organisationsanalyse

Beschlusstext:

Zur Durchführung einer externen Organisationsuntersuchung mit dem Ziel, eine
Analyse und Optimierung von Organisationsstrukturen und zugleich einen wesentlichen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung zu erreichen, wurde bereits im Haushalt 2014 ein Ansatz in Höhe von 200.000 € veranschlagt, jedoch später anderweitig verwendet.
Eine solche Analyse wurde bislang nicht durchgeführt.
Hiermit stellt die CDU-Fraktion im Rat der Stadt Hameln folgenden Antrag zur Behandlung im Fachausschuss, Verwaltungsausschuss und Rat:
Die Arbeitslast der Abteilungen ist angabegemäß hoch. Eine Organisations- und Prozessanalyse bindet weitere Ressourcen. Die Verwaltung soll daher einen Vorschlag erarbeiten
(a) wann ein günstiger Zeitpunkt für eine solche Analyse wäre und

(b) von wem diese Analyse vorgenommen werden soll (ggf. einer neutralen Stelle wie ein Beratungshaus oder auch befristete anzustellende Prozessanalysten etc.),

um Einsparmöglichkeiten an folgenden Stellen zu klären:
1. Jede Abteilung soll prüfen, ob es Objekte der "Selbstbeschäftigung" gibt, auf die verzichtet werden kann (etwa unnötige Listen, Meldepflichten oder Gegenzeichnungen, überprüfen, ob bei Meetings alle Teilnehmer nötig sind.)
2. Gibt es in den internen Prozessen Schritte, auf die verzichtet werden kann (z.B. 15 Min gemeinsamer Termin, statt interner Stellungnahme oder Mitzeichnungen von Vorgängen)?
3. Können bei Beschlussvorlagen nach Möglichkeit bereits denkbare Alternativen zumindest grob angeboten werden, um Doppelarbeiten zu vermeiden?
4. Können Abteilungen zusammengefasst werden? Ist in jeder Abteilung eine qualifizierte Vertretung sichergestellt?
5. Ergänzende Punkte der Organisations- oder Prozessanalyse
Die Verwaltung wird darüber hinaus beauftragt, bei den geplanten, priorisierten Baumaßnahmen wie folgt zu verfahren:
Soweit Maßnahmen auf dieser Liste
1. für befristete oder begrenzte Fördermittelprogramme in Höhe von mindestens 50% in Frage kommen, bzw.
2. diese Fördermittel bei Umsetzung zum in der Liste eingestuften Zeitpunkt nicht mehr sicher erlangt werden können,
sollen diese Maßnahmen nach Abstimmung mit dem Rat zwecks Nutzung von Fördermitteln vorgezogen werden.